Siste verksteder før innflytting

SA er en av avdelingene som har valgt en fleksibel løsning når det gjelder sitteplasser og bruk av avdelingens arealer. Siden de er mange ansatte, vil de utnytte alle rommene best mulig.

Avdelingsdirektør Christen Soleim forteller at de har valgt å dele arealene inn i funksjonsområder. Ansatte sitter derfor gruppevis etter hvilke arbeidsoppgaver de har, som opptak, eksamen og læringsmiljø. Samtidig har ingen en fast sitteplass, men det skal være hyggelig å sette seg ned hvor som helst.

– Vi har vært veldig opptatt av fleksibilitet og finne løsninger som passer for medarbeiderne. Selv om de ikke har faste plasser, har de ansatte en trygghet i at sitter sammen med de på avdelingen som de har mest med å gjøre i det daglige, sier Soleim.

Sammen med underdirektør Torunn Valen så han frem til at de ansatte skulle få jobbe mer med hvordan arealene skal brukes under verkstedene.

– Vi har et stort spenn med ansatte med ulike behov og bredde, alt fra de superkreative igangsetterne, til de som jobber med drift og politisk kontakt, sier Valen.

Lettere å jobbe sammen

Mia Milde er gruppeleder for læringsmiljø på SA, og deltok for første gang på verkstedet i mars. Også hennes gruppe skal ha sitt eget funksjonsområde SAs arealer. En av oppgavene på verkstedet var å tenke over hvilke arbeidsmoduser som passer i de ulike arealene.

– Jeg koser meg, jeg sitter med den beste gjengen og vi skal jobbe kreativt sammen. Det blir fint å tenke høyt og reflektere rundt muligheter og hvordan vi skal løse utfordringer, sa Milde under verkstedet.

Milde jobber med mentorordning, studiestart, studentenes førsteårsopplevelse og mangfold.

– I gruppen vår er vi fem som jobber med alt av det digitale og pedagogiske læringsmiljøet, også prosjekter. I dag deler jeg kontor med to andre, som er veldig hyggelig. Det vi liker med det er at vi klarer å samordne når folk kan jobbe i stillhet eller prate sammen. I det nye funksjonsområdet har vi åtte plasser, så jeg håper vi også får det i til et større rom med flere ansatte.

– Vil det hjelpe å sitte flere sammen?

– Absolutt, med så mye avklaringer som vi har til daglig! Da slipper vi å bruke Teams så mye, sier hun.

Fleksible med hjemmekontor

På grunn av løsningen de har valgt tilbyr også SA ansatte å bruke hjemmekontor uten byråkrati. De som ønsker det kan sitte hjemme en eller to dager, de må bare legge det inn i kalenderen uken før.

– Dette gjør at ikke alle ansatte vil være på kontoret samtidig. I fleksibilitet ligger det også en grunnleggende tillit til medarbeiderne våre. De er produktive og kompetente, og jobber godt uansett om de sitter på kontoret eller hjemme, sier Soleim.

Ansatte må også være fleksible hvis noen har lyst til å sette seg på et annet funksjonsområde. SA samarbeider også mye med fakultetene, og hvis noen har lyst til å sitte hos dem en periode er det åpent for det.

SA har hatt en lang prosess for å komme frem til den fleksible løsningen, med møter både med og uten ledelsen. Verneombudene har også vært aktive, og mange ansatte har deltatt på verkstedene.

– Involvering har vært stikkordet for oss, og ansatte har fått ta opp det de lurer på i grupper og avdelingsmøter. Vi har svart ganske tydelig, for å ikke skape noen usikkerhet. Vi har også vært opptatt av å inkludere de ansatte på SA som har kontorplass i Media City Bergen og Parkveien. De skal ha en åpen dør for å sitte i NG5, som også er en viktig faktor for å ikke ha faste plasser, sier Torunn Valen.

Lite regler i starten

Gruppekoordinator og verneombud Michael Riisøen deltok også på verkstedet sammen med avdelingen.

– Jeg tror ansatte føler at de har fått være med og medvirke i prosessen. Noen synes det er brukt litt mye tid på verksteder, mens andre synes det har vært bra. Generelt tror jeg at folk er positive og gleder seg til å flytte inn, sier han.

SA hadde en omstilling da lokalene deres ble rehabilitert i 2016, der de var gjennom mye av den samme metodikken som på verkstedene. De har derfor tatt med seg erfaringer derfra.

– Vi er enige om å ikke ha så mye regler i starten. Noen er spente på dette med støy. Hvis ansatte har mye digitale møter, kan vi for eksempel legge det til hjemmekontordager. Det kan også tenkes at folk vil være mindre hjemme, hvis det er kjekt å være på kontoret. Det blir derfor en testperiode etter innflytting. Nå fremover blir det fokus på det praktiske som pakking og flytting, sier han.